ЗАПРОС ЦЕНОВЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ НА ЗАКУПКУ УСЛУГИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКОЙ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ ПО ВОЕННО-ТЕХНИЧЕСКОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ

ЗАПРОС ЦЕНОВЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ НА ЗАКУПКУ УСЛУГИ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКОЙ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ ПО ВОЕННО-ТЕХНИЧЕСКОМУ СОТРУДНИЧЕСТВУ

1.           Сведения о заказчике:

1.1.    Полное наименование: Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь (далее – Госкомвоенпром).

1.2.    Место нахождения: 220114, г. Минск, пр. Независимости, 115.

1.3.    Уполномоченное структурное подразделение: управление по вопросам обеспечения обороны и перспективного развития вооружения, военной и специальной техники Госкомвоенпрома.

1.4.    Оценка ценовых предложений и выбор исполнителя осуществляются конкурсной комиссией, созданной в соответствии с приказом Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь от 20 марта 2012 г. № 53, в составе:

Новиков Руслан Николаевич (председатель);

Краевский Юрий Геннадьевич (заместитель председателя);

Иванов Александр Валерьевич (секретарь);

Донцов Иван Михайлович;

Мишанин Петр Васильевич;

Самуль Юрий Владимирович.

1.5.    Фамилия, имя, отчество контактного лица: Краевский Юрий Геннадьевич.

1.6.    Номер контактного телефона/факса: +375 17 280 81 95.

1.7.    Адрес электронной почты: gvpk08@mail.belpak.by.

2.           Сведения о предмете закупки:

2.1.    Предмет закупки: услуга по подготовке и проведению Белорусско-Российской научно-практической конференции по военно-техническому сотрудничеству (далее – конференция).

2.2.    Стоимость услуги: ориентировочно 350 млн. белорусских рублей.

2.3.    Место оказания услуги: ориентировочно УП «Дом профессиональных союзов», г. Минск, пр. Победителей, 21.

2.4.    Сроки проведения конференции: 16-18 мая 2012 г.

2.5.    В услуги по подготовке и проведению конференции входят:

разработка тематики конференции;

формирование состава рабочей группы, редакционного комитета, организация подготовки информационных материалов и адресной базы участников конференции (списков рассылки), разработка и согласование с заказчиком текста информационного сообщения о конференции на русском языке;

тиражирование и организация рассылки информационного сообщения и приглашений потенциальным участникам конференции;

сбор заявок на участие в конференции и тезисов докладов, проведение анализа и отбора материалов для публикации;

подготовка проектов и заключение договоров на аренду, оформление и техническое оснащение конференц-залов и холлов;

разработка и согласование проекта программы конференции;

издание и рассылка программы конференции;

подготовка и издание рабочих материалов конференции (сборника тезисов докладов);

согласование реестра передачи изданий и передача изданий участникам конференции;

подготовка и издание рабочих материалов конференции (программы, сборника тезисов докладов), в том числе организация и проведение анализа и отбора материалов для публикации;

организация встречи зарубежных участников конференции и их размещение в гостинице (составление списков зарубежных участников, бронирование гостиницы, обеспечение встречи зарубежных участников, размещение в гостинице);

организационное обеспечение проведения конференции (формирование рабочих папок участников, комплектование их необходимыми канцтоварами и информационными материалами и обеспечение ими участников конференции);

организация проведения конференции в соответствии с ее программой;

подготовка заключительных документов (решения) конференции;

подготовка отчетной документации по результатам работы конференции (завершение работ и проведение окончательных расчетов по договорам с соисполнителями, составление исполнительной сметы затрат, составление отчета рабочей группы, представление отчетной документации).

Сроки выполнения мероприятий предлагаются участниками процедуры закупки в проекте календарного плана, прилагаемого к ценовому предложению, исходя из имеющихся возможностей, и должны обеспечивать своевременную и качественную подготовку мероприятий и проведение конференции. После выбора исполнителя, уточнения цены и сроков выполнения мероприятий календарный план станет приложением к договору с исполнителем.

3.           Источник финансирования закупки: средства инновационного фонда Госкомвоенпрома.

4.           Сроки, место и порядок представления ценовых предложений:

4.1.    Место и порядок представления ценовых предложений:

220114, г. Минск, пр. Независимости, 115 – по почте, через ящик для корреспонденции или через контактное лицо в запечатанном конверте с пометкой «Ценовое предложение – конференция».

4.2.    Конечный срок подачи ценовых предложений: 17 часов 00 минут 20 апреля 2012 г.

4.3.    Дата оценки ценовых предложений и выбора исполнителя: 10 часов 00 минут 25 апреля 2012 г.

5.           Расчет цены ценового предложения: прилагается участниками процедуры закупки к ценовому предложению, должен содержать обоснование стоимости услуги с включением всех затрат, связанных с ее оказанием, включая налоговые платежи.

6.           Наименование валюты, используемой для указания расчета цены ценового предложения и оценки ценовых предложений: белорусский рубль.

7.           Критериями оценки ценовых предложений являются:

цена (удельный вес критерия = 0,51);

опыт организации и проведения международных научных конференций в Республике Беларусь (удельный вес критерия = 0,49).

Победившим признается участник, имеющий большее значение обобщенного критерия выбора Кобi.

Кобi = 0,51 * Цni + 049 * Оni,

где:

Коб – обобщенный критерий выбора;

i – регистрационный номер участника конкурса;

0,51 – коэффициент учета цены;

0,49 – коэффициент учета опыта;

Цni – относительное значение цены предложения i-го участника:

Цni = Цмакс / Цi,

где:

Цмакс – максимальное значение цены (в белорусских рублях) из всех представленных предложений;

Цi – значение цены (в белорусских рублях) предложения i-го участника.

Оni – относительное значение опыта i-го участника:

Оni = Оi / Омин,

где:

Оi – значение опыта i-го участника (определяется количеством организованных международных научных конференций в Республике Беларусь за период с 1 января 2007 г. по 31 декабря 2011 г.);

Омин – минимальное значение опыта из всех представленных предложений (определяется количеством организованных международных научных конференций в Республике Беларусь за период с 1 января 2007 г. по 31 декабря 2011 г.).

8.           Проект договора:

8.1.        Предмет договора

8.1.1. Исполнитель по заданию Заказчика обязуется оказать услуги по подготовке и проведению конференции, а также по анализу, отбору, подготовке и изданию материалов конференции (программа, приглашения, сборник тезисов докладов) и передачей их результатов Заказчику в установленный срок, а Заказчик обязуется принять и оплатить услуги.

8.1.2. Исполнитель гарантирует качественное исполнение настоящего договора в соответствии с требованиями Заказчика, спецификацией, а также в соответствии с требованиями иных руководящих документов, регулирующих отношения, касающиеся предмета договора.

8.1.3. Источник финансирования ‑ средства инновационного фонда Госкомвоенпрома.

8.1.4. Сроки оказания услуг: согласно календарному плану*.

8.2.        Права и обязанности сторон

8.2.1. Исполнитель обязуется:

8.2.1.1.      оказать услуги в объеме и в сроки, предусмотренные спецификацией (согласно отдельному приложению*), календарным планом (согласно отдельному приложению*), и сдать Заказчику полученные результаты в установленные сроки;

8.2.1.2.      своими силами и за свой счет устранять допущенные по его вине недостатки;

8.2.1.3.      обеспечить исполнение настоящего договора с надлежащим качеством;

8.2.1.4.      согласовывать с Заказчиком все технические параметры и условия, возникающие в ходе исполнения настоящего договора;

8.2.1.5.      незамедлительно предупреждать Заказчика о наличии независящих от Исполнителя обстоятельств, препятствующих своевременному исполнению настоящего договора и (или) влияющих на качество его исполнения;

8.2.1.6.      по оказанию услуг предоставить Заказчику исполнительную смету расходов, отчет об использовании полученных бюджетных средств;

8.2.1.7.      счет-фактура по НДС не оформляется и не представляется Заказчику.

8.2.2. Исполнитель вправе:

8.2.2.1.      запрашивать у Заказчика необходимую информацию для надлежащего исполнения настоящего договора;

8.2.2.2.      по согласованию с Заказчиком перераспределять средства по статьям затрат в пределах согласованной калькуляции затрат, не изменяя договорную цену в целом.

8.2.3. Заказчик обязуется:

8.2.3.1.      предоставить (передать) Исполнителю в полном объеме имеющуюся информацию, необходимую для надлежащего исполнения настоящего договора;

8.2.3.2.                    оперативно согласовывать подготовленные Исполнителем материалы, включая оригиналы-макеты изданий, а также все технические параметры и условия, возникающие в ходе исполнения настоящего договора;

8.2.3.3.      принять результаты оказанных Исполнителем услуг и оплатить их в порядке, установленном настоящим договором.

8.2.4. Заказчик вправе:

8.2.4.1.      проверять ход исполнения настоящего договора Исполнителем, не вмешиваясь в его деятельность;

8.2.4.2.      отказаться от договора и потребовать возмещения убытков, если во время оказания услуг станет очевидным, что они не будут оказаны надлежащим образом, или установить Исполнителю разумный срок для устранения выявленных недостатков.

8.3.        Цена услуг и порядок расчетов:

8.3.1. Цена услуг по настоящему договору (общая сумма обязательств) составляет 350 000 000 (триста пятьдесят миллионов) рублей, в том числе НДС (20 процентов) составляет 70 000 000 (семьдесят миллионов) рублей.

8.3.2. Цена услуг исчислена исходя из цен, тарифов, тарифных ставок и окладов, действующих на момент подписания настоящего договора, и определена путем составления плановой калькуляции затрат (согласно отдельному приложению*).

8.3.3. Оплата Заказчиком услуг производится путем предварительной оплаты расходов в размере 80 процентов стоимости закупки в соответствии с подпунктом 15.3 Инструкции о порядке оплаты денежных обязательств получателей бюджетных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 66 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 177), по этапам согласно календарному плану. Окончательные расчеты по договору осуществляются с учетом произведенной предоплаты после оказания услуг.

8.3.4. Основанием для полной оплаты услуг является подписанный сторонами акт сдачи-приемки оказанных услуг.

8.3.5. Окончательные платежи производятся в 5-дневный срок от даты подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг.

8.3.6. Стороны допускают, что по согласованию между ними цена услуг может быть изменена (уменьшена либо увеличена) в следующих случаях:

8.3.6.1.      в связи с возникновением в процессе оказания услуг необходимости в оказании дополнительных объемов услуг, неучтенных при заключении настоящего договора;

8.3.6.2.      в связи с уменьшением объемов услуг Заказчиком в процессе исполнения настоящего договора;

8.3.6.3.      при существенном возрастании в период действия настоящего договора стоимости материалов, оборудования и услуг, используемых Исполнителем для оказания услуг по договору, а также при возрастании в установленном законодательством порядке размеров оплаты труда работников;

8.3.6.4.      в иных случаях, не противоречащих законодательству.

8.3.7. Изменение договорной цены по указанным в подпункте 3.7. причинам согласовывается Исполнителем и Заказчиком и подтверждается дополнительным соглашением об изменении цены настоящего договора с приложением уточненной калькуляции и экономического обоснования, а также протоколом соглашения об изменении договорной цены.

8.4.        Порядок сдачи и приемки оказанной услуги:

8.4.1. Исполнитель по окончании оказания услуг представляет Заказчику отчетные документы и материалы, предусмотренные календарным планом и оформленные в установленном порядке.

По окончании оказания услуг составляется акт сдачи-приемки оказанных услуг по соответствующему этапу.

8.4.2. Заказчик в течение 5 рабочих дней со дня получения отчетных документов и материалов, а также акта сдачи-приемки оказанных услуг обязан направить Исполнителю подписанный акт сдачи-приемки оказанных услуг или мотивированный отказ от их приемки.

8.4.3. В случае мотивированного отказа Заказчика от приемки результатов услуг сторонами составляется двусторонний акт с перечнем необходимых доработок и сроков их выполнения.

8.5.        Ответственность сторон

За нарушение установленных настоящим договором сроков Исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь, в том числе с Указом Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г. № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь».

8.6.        Конфиденциальность

8.6.1. Стороны обязуются обеспечить конфиденциальность в отношении предмета настоящего договора и полученного результата, а также в отношении информации, предоставленной для выполнения обязательств по настоящему договору.

8.6.2. Обязанности Сторон по обеспечению конфиденциальности сохраняют свою силу и после истечения срока действия настоящего договора или с момента его досрочного расторжения в течение последующих 2 лет.

8.6.3. Сторона, допустившая нарушение требований по обеспечению конфиденциальности обязуется возместить другой Стороне понесенные в связи с этим прямые убытки.

8.7.        Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор)

8.7.1. Ни одна из Сторон не несет ответственности за полное или частичное неисполнение своих обязательств по настоящему договору, если это неисполнение явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы (стихийные бедствия, война или военные действия, решения органов государственной власти и управления, а также действия и события, находящиеся вне контроля и происходящие помимо воли Сторон, затрудняющие или лишающие Стороны возможности надлежащего исполнения обязательств по договору), возникших после подписания настоящего договора, предвидеть или предотвратить которые невозможно.

8.7.2. Если любое из таких обстоятельств непосредственно повлекло неисполнение в установленный срок взятых на себя обязательств по настоящему договору, то этот срок соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.

8.7.3. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения своих обязательств, должна немедленно сообщить письменно другой Стороне о начале и прекращении вышеуказанных обстоятельств, но не позднее, чем в течение 5 рабочих дней с момента их наступления или прекращения. Неуведомление или несвоевременное уведомление лишает Сторону права ссылаться на любое вышеуказанное обстоятельство, как на основание, освобождающее от ответственности за неисполнение обязательств.

8.7.4. Если невозможность полного или частичного исполнения Стороной обязательств будет существовать свыше одного месяца, то любая из Сторон будет иметь право расторгнуть договор полностью или частично без обязательств по возмещению другой Стороне возможных убытков (расходов).

8.8.        Срок действия договора. Изменение и расторжение договора

8.8.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует до полного исполнения Сторонами своих обязательств.

8.8.2. Окончание срока действия настоящего договора или досрочное его расторжение не исключает ответственности Сторон за нарушение обязательств по сохранению конфиденциальности сведений, касающихся настоящего договора.

8.8.3.       Изменение и досрочное расторжение настоящего договора возможно:

8.8.3.1.      по взаимному соглашению Сторон;

8.8.3.2.      по требованию одной Стороны при существенном нарушении настоящего договора другой Стороной;

8.8.3.3.      в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

8.8.4. Все изменения, дополнения к настоящему договору должны быть совершены в письменной форме и подписаны Сторонами.

8.8.5. Если основанием для изменения или досрочного расторжения настоящего договора послужило существенное нарушение его условий одной из Сторон, другая Сторона возмещает убытки, причиненные изменением или расторжением настоящего договора, в пределах предусмотренных законодательством и настоящим договором.

8.8.6. Сторона, в одностороннем порядке отказывающаяся от исполнения обязательств по настоящему договору либо требующая его прекращения, обязана письменно уведомить об этом другую Сторону в течение 5 рабочих дней с момента принятия такого решения, но не менее, чем за 10 рабочих дней до планируемой даты расторжения договора.

8.9.        Прочие условия

8.9.1. По вопросам, которые не урегулированы или не полностью урегулированы настоящим Договором, Стороны руководствуются законодательством Республики Беларусь.

8.9.2. Все разногласия и спорные вопросы, возникшие при исполнении настоящего Договора, Стороны решают путем переговоров. Если Сторонам не удастся достичь согласия, то любой спор, разногласие или требование, возникающие из настоящего Договора или касающиеся его нарушения, подлежат разрешению в Хозяйственном суде г. Минска.

8.9.3. Указанные в настоящем договоре приложения (по договоренности сторон*) являются неотъемлемой часть настоящего договора.

8.9.4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

8.10.   Приложения к договору: (по договоренности сторон*)

8.11.   Юридические адреса и реквизиты сторон.

Примечание: * – окончательный вариант текста договора, а также приложения к нему (спецификация, календарный план, плановая калькуляция затрат и др.) определяются в ходе переговоров Госкомвоенпрома с выбранным исполнителем услуги.

9.           Требования к оформлению ценового предложения:

оформляется на бумажном носителе в 1 экземпляре на русском или белорусском языке;

подписывается руководителем участника или лицом, имеющим соответствующие полномочия, с подтверждением имеющихся полномочий доверенностью, приложенной к ценовому предложению;

представляется вместе с квалификационными документами (пункт 10), расчетом цены ценового предложения (пункт 5) и проектом календарного плана (пункт 2) в запечатанном конверте по адресу заказчика с реквизитами участника и пометкой «Ценовое предложение – конференция» по почте, через ящик для корреспонденции либо контактному лицу.

10.      Требования к организациям и физическим лицам, включая индивидуальных предпринимателей, которые могут быть участниками процедуры закупки:

10.1.   Участники должны иметь (с предоставлением соответствующих подтверждений):

опыт успешной работы по организации и проведения международных научных конференций в Республике Беларусь не менее 5 лет;

собственную профессиональную редакционно-издательскую и полиграфическую (печатную) базу (службу);

соответствующие лицензии на право занятия видами деятельности, составляющей предмет закупки;

опыт работы по подготовке и изданию научно-практических, научных и иных изданий (сборников, журналов, буклетов и т.п.).

10.2.   Перечень представляемых документов для оценки экономического и финансового положения участников:

сведения о финансовом состоянии и платежеспособности на дату подачи предложения (справка из обслуживающего банка);

бухгалтерский баланс за предыдущий год, а также на последнюю отчетную дату текущего года (копия);

справки налоговых органов об отсутствии задолженности по уплате налогов и других платежей в бюджет на дату подачи предложения.

11.      Заказчик вправе в любое время отклонить все ценовые предложения до выбора наилучшего из них по следующим основаниям:

11.1.    в случае утраты необходимости приобретения услуги в связи с чрезвычайными и непредотвратимыми обстоятельствами;

11.2.    если все ценовые предложения содержат невыгодные для заказчика условия.

12.      Срок направления исполнителю подписанного заказчиком договора: до 10 календарных дней со дня принятия решения о выборе исполнителя.

13.      Возмещение заказчику затрат на организацию и проведение процедуры запроса ценовых предложений, в том числе расходов, связанных с изготовлением и предоставлением участникам документации, необходимой для ее проведения, не производится.